מאת רינת שפיר: טיפים להצלחה בניהול מוקד ב- Outsourcing

החלטת ארגון למעבר למיקור חוץ הינה החלטה מורכבת!

טרם יציאה למיקור חוץ, הנושא נשקל בכובד ראש ולעיתים הדבר מלווה בחששות בנוגע להצלחת הפרויקט...

מגוון סיבות יובילו ארגון להחלטה על הוצאת שירותיו לספק חיצוני, הרווחות שבהן :

1. הוזלת עלויות והתייעלות: מספר סקרים בינלאומיים הצביעו על הצלחה של מיקור חוץ (בכל הנושאים) כאשר הוא מוביל לחסכון בעלויות. החיסכון הממוצע עומד על כ-13%, כאשר בשירותים מסוימים יש ספקים הטוענים לחיסכון של בין 30-50%.

2. נגישות למומחים ולטכנולוגיה חדשה: בסיטואציות בהן לארגון יש פונקציה ניהולית מצומצמת אשר אינה מצדיקה העסקת צוות ניהול פרויקטים בשל עלותו הגבוהה, עשוי הארגון להרוויח ממיקור חוץ. בנוסף, מנהלי הפרויקטים החיצוניים עשויים להביא טכנולוגיה חדשה אל הארגון.

3. מיקוד בליבת פעילות הארגון: מיקור חוץ של חלק מהפונקציות הניהוליות עשוי להוות אמצעי להתמקדות בפעילויות המייחדות את הארגון, או בהבטחת תוכנית אסטרטגית מתאימה, תוך פיתוח ועיצוב של פתרונות שיאפשרו מיקום תחרותי בשוק. באמצעות צמצום ההתעסקות בפעילויות יומיומיות והעברתם לספקים חיצוניים, ניתן לצמצם מחסומים העומדים בפני ההנהלה בהשגת יעדיה.

4. שיפור השירות ללקוח הקצה: מיקור חוץ של ניהול פרויקטים, שייעשה ע"י חברה בעלת ניסיון רב בתחום הפרויקט הנדרש, יסייע לארגון ליישר קו עם ארגונים המתחרים מולו בתחום.

5. העלאת רמת שירות הארגון כלפי עובדיו והקטנת שחיקת העובדים בארגון.

מניסיוני, למרות שהסיבות ליציאה למיקור חוץ הינן אובייקטיביות לחלוטין וכביכול אינן תלויות בהתנהלות שוטפת, קיימים מספר גורמים היכולים להשפיע באופן דרמטי על אופי הפרויקט והצלחתו:

שותפות עסקית
בעת יציאה לעבודה במודל Outsourcing, חשוב להבין כי הוצאת השירות לחלוטין מ"אחריות" החברה והטלת המשימה על הספק בלבד, אינה הדרך! על מנת לייצר תחושת אמון אמיתית, מודל זה תובע ראייה של שותפות עסקית – כל צד נדרש לבחון לאורך כל תקופת ההתקשרות את הדרישות, הצרכים והקשיים של שותפו ולנסות לעזור ולקדם יעדים ומטרות עסקיות האחד של השני.

גיבוש מודל התקשרות הוגן
על מנת ששני הגופים (ספק ולקוח), יממשו מטרות עסקיות באמצעות התקשרות זו, מומלץ לקבוע מודל התקשרות אשר תומך ביעדי החברה מצד אחד, ומצד שני הוגן כלפי ספק השירות באופן המאפשר לו גם לייצר רווח מהפעילות הצפויה.

בניית מנגנוני הנעה ותמרוץ
לצורך הנעת הספק ועובדיו ליעדי הלקוח העסקי ותפיסת השירות המובילה אותו, מומלץ לבנות מנגנון תמרוץ לכל פרמטר ע"פי רמת העמידה ביעדים. מנגנון זה ישלב, בין עמידה יתרה ביעדי המוקד באמצעות בונוסים, לבין חוסר עמידה באמצעות קנס.

שקיפות ואמינות

לצורך יצירת יחסים פתוחים ויצירת אמון בין שני הגופים אשר ישפיע על רמת שיתוף הפעולה, מומלץ הן לספק והן ללקוח לעבוד בשקיפות מלאה מול הצד השני: שגרת דיווח ובקרה הידועה לשני הצדדים, מערכות מובנות, מפגשים שוטפים ובניית תהליכים בצורה משותפת, התורמת לשני הצדדים.

הצפת בעיות
שני הצדדים נדרשים להציף קשיים בהתהוותם לצורך מניעת יצירת כדור שלג, תוך פתיחות, נכונות ושיתוף פעולה של הצד השני לסייע באיתור פתרון לקושי שהוצף.

לסיכום, חשוב לזכור כי גם אם מדובר בהוצאת חלק מהפעילות מהארגון מקבל ההחלטות לחברה חיצונית ונפרדת ממנו, חיוני ומומלץ לפעול בכל המישורים בשותפות ותיאום ציפיות מתמיד על מנת שפרויקט מיקור החוץ יצליח .

בהצלחה!