מנהל התקשורת בארגון, נדרש להתמודד אחת לתקופה, עם צורך בקבלת החלטה בנוגע לשדרוג רשת התקשורת. המניעים הרווחים לכך, הינם התיישנות המערכת הקיימת, שינויים ארגוניים, מגוון אילוצים ו/או הגדרת צרכים חדשים, המחייבים הישענות על טכנולוגיה תומכת.
באופן טבעי ובהיעדר ליווי של יועץ מקצועי, נוטה הארגון להעריך את עלות השדרוג המתבקש, על סמך לימוד או היכרות עם מחירי השוק עבור הקמת מערכת חדשה. נתקלנו במגוון פרויקטי שדרוג שנדחו או בוטלו, עקב הערכת עלות גבוהה, שלא עמדה ביעדי התקציב שהוגדרו עבור מטרה זו.
לאחרונה הצלחנו להוכיח, כי ניתן ליישם פרויקטים אשר נדחו בשל הערכת עלותם הגבוהה, באמצעות בחינת מודלים מסחריים נוספים למימושם, כדוגמת 'שירות מנוהל'. דוגמא לכך, היא הפעלת מערך התקשורת של בנק ישראלי על כל סניפיו ומשרדי ההנהלה במודל "שירות מנוהל ", תוך עמידה ביעדים הטכנולוגיים ויעדי התקציב. עמידה ביעדים אלו לא התאפשרה תחילה, כאשר ישימות הפרויקט נבחנה על פי מודל של רכישת מערכת חדשה.
מודל השירות המנוהל – המשמעות:
"שירות טלפוניה מנוהל" הינו מודל מסחרי, לפיו משלם הלקוח תשלום חודשי עבור דמי שימוש ממשק של יחידת קצה ושירותים נלווים, ללא תלות בחומרה ובמשאבים הנדרשים להפעלת המערכת.
באמצע שנות ה- 90 החל המודל לצבור תאוצה, כאשר חברות תקשורת הקימו מרכזיות טלפונים בבנייני משרדים והשכירו, תמורת תשלום חודשי קבוע, שלוחות ותחנות קצה למנויים בבניין. בהמשך הצטרפו למודל קריות הממשלה, אשר מאפשרות שירותי תקשורת איכותיים לכלל המשרדים באתר, בתמורה לתשלום דמי מנוי קבועים לשלוחה.
התפתחות טכנולוגיית ה- IPT במהלך שנות ה- 2000, אפשרה להעביר את מרכזיות הטלפונים מבנייני המשרדים, לאתר המנוהל על ידי הספק. בכך התאפשרה הקצאת שלוחות IPT באמצעות קווי תקשורת המחוברים ישירות לספק, דרך ליבת תקשורת המופעלת באתר מרוחק ושריד.
רוב החברות המספקות שירות מנוהל כיום, מתבססות על הרחקת שלוחות IPT על גבי הרשת והפעלתם באתר הלקוח, תוך הקפדה על הפרדה לוגית מלאה בין הלקוחות השונים המופעלים על גבי אותו מתג ובכך יצירת מעין "ענן" טלפוניה פרטי עבור הלקוח. במקרים מסוימים יעדיף הספק להתקין מתג ייעודי בחצר הלקוח, בשל אילוצי אבטחת מידע או תמהיל גבוהה של שלוחות לאתר.
המודל המנוהל – התועלות:
עדכון טכנולוגי מתמיד: היצרנים המובילים שואפים לעדכן את המערכות, לצורך תמיכה ביישומים עדכניים וממשקים למערכות מתקדמות. עדכון המערכות בא לידי ביטוי, בשינויי מהדורת תוכנה ולעיתים אף בשינויי החומרה התומכת. יש לקחת בחשבון, שגם אם אין בכוונת הארגון לעדכן את המערכות, ישנם יצרנים אשר קוצבים את תקופת התמיכה במהדורת התוכנה, לפרק זמן אשר נע בין 5 – 7 שנים. ברכישת מערכת במודל מנוהל, הספק נושא באחריות והעלות עבור העדכון הטכנולוגי ומאפשר ללקוח ליהנות ממערכת עדכנית, אשר תומכת ביישומים מתקדמים לכל אורך תקופת ההתקשרות.
גמישות תפעולית: שינויים במבנה הארגוני, תוספת אתרים וניוד עובדים בתוך הארגון, מחייב לרוב התייחסות להקצאת ממשקי התקשורת. לעיתים הרחבה של מספר מנויים בודדים, מחייבת רכישת חומרה ורישיונות על פי הקיבולת הנדרשת. במודל מנוהל, נמשיך לשלם תשלום עבור ממשק או קו נוסף (חי"פ), ללא תלות במשאבי החומרה והתוכנה הנדרשים.
אחריות כוללת "מקצה לקצה": מערך הטלפוניה על כל ממשקיו, מכיל מלבד המרכזייה גם מערכות עוטפות (שרתי יישומים) ממשקי קווים של מפעילי מפ"א וסלולר ולעיתים גם ממשקי קווי תמסורת עבור רשת ה- WAN הארגונית. במקרה של תקלה נהוג לפנות תחילה לספק הטלפוניה, אך לעיתים מתברר כי מקור התקלה נמצא באחד מממשקי הקווים או המערכות העוטפות. במצב זה, מתחיל סבב של "טלפון שבור" בין הספקים השונים ולא תמיד מתקבלת הסכמה בין הצדדים בדבר מקור התקלה. במקרה של שירות מנוהל – האחריות של הספק הינה "מקצה לקצה" לרבות קווי המפ"א וממשקי הסלולר.
המודל המנוהל – האתגרים:
התמודדות עם אתגרי אבטחת מידע: היות ושרתי המערכת הינם חיצוניים ואף חולקים מס' לקוחות שונים, נדרש יהיה להכתיב את מדיניות אבטחת מידע של הארגון עבור ספק השירות ולוודא כי יוכל לעמוד בדרישות.
התממשקות לרשת הארגון: בהפעלת יישומים מתקדמים כגון UM , UC , Lync , ו CTI , נדרשת אינטגרציה מורכבת מול שרתי הרשת הארגונית ואף התאמת קישור מאובטח לרשת הארגונית. במקרים אלו, נדרש יהיה לבחון את הישימות הטכנולוגית, בהתאם לטופולוגיה של הארגון ומדיניות אבטחת המידע.
היבטי שרידות: רוב ספקי השירות המנוהל, אומנם מחזיקים בליבת תקשורת שרידה ויציבה. אך יש לקחת בחשבון, כי הקישור לליבת התקשורת מתבצע דרך קווי תמסורת וחלק מהפתרונות המוצעים, אינם מאפשרים הקמת מתג (GW) מקומי, אשר יוכל לנהל את יחידות הקצה בהיעדר תקשורת עם אתר הליבה. בארגונים בהם קיימת חשיבות גבוהה לשימור יכולת רציפות עסקית בעת מצבי כשל, אנו ממליצים לבחון אפשרות של גיבוי קווי התמסורת המקשרים וכן הוספת מתג גיבוי מקומי.
לסיום, מעבר לשירות מודל מנוהל ברשת הטלפוניה, מחייב חשיבה אחרת וקצת שונה מהקונספט הידוע והמוכר להרבה מנהלי תקשורת. בהיבטים הכלכליים, לצורך השוואה נדרש יהיה לחשב את דמי השימוש הקבועים עבור השירות המנוהל, אל מול עלות חד"פ של רכישת מערכת + תשלום חודשי עבור שירות ותחזוקה + עדכונים טכנולוגיים והרחבות עתידיות. התוצאה עשויה להיות שונה, בהתאם לגודל הארגון, תמהיל השלוחות, מדיניות אבטחת המידע והטכנולוגיות הנלוות. אז בפעם הבאה שאתם שוקלים רכישת מערכת חדשה, חשוב שתדעו שאפשר גם אחרת, אומנם לא לכולם זה מתאים, אך כדאי לפחות לבחון מודל זה אל מול מודל הרכישה הידוע והמוכר…